É tempo de perceber que o ‘multitasking’ é uma ilusão. Falemos antes em ‘switchtasking’ e nos custos que isso implica, da gestão de atividades inacabadas e de constantes interrupções.
Era uma vez uma sociedade intoxicada pelo excesso de informação, já dizia o futurista Alvin Toffler, em 1970. A informação é tanta que o processo de tomada de decisão fica complexificado. As pessoas ficam doentes, “infoxicadas” e “infobesas” – é demasiada informação para ser processada pelos seus cérebros. Herbert Simon deu o “alerta” com o princípio da racionalidade limitada.
Em 2017, é esta a sociedade na qual vivemos: somos diariamente atingidos por demasiados conteúdos, mensagens e estímulos. Como decidir? Como fazer escolhas acertadas no meio de tantas alternativas para avaliar? No final, é a produtividade que se ressente! Os dias continuam a ter 24 horas mas parece que cada vez rendem menos… ou são as distrações que são mais? Ou são os chamados desperdiçadores de tempo a atacar? Ou é uma questão de comportamento humano?
No atual contexto do mercado de trabalho, há quem se refira a esta infobesidade como uma epidemia laboral. É uma guerra que se trava diariamente contra os emails, as reuniões improdutivas e as redes sociais – e sempre em busca da produtividade perdida. Há que preparar os trabalhadores para serem smart workers, isto é, para trabalharem com um objetivo em mente, serem proativos, saberem definir prioridades e com foco nos resultados, serem criativos, procurando formas alternativas para concluir o trabalhar mais rapidamente e com qualidade (valor acrescentado) e não “à hora”. Ou seja, procurando evitar o desperdício de algo tão valioso como o tempo e aliando tempo e esforço. O trabalho deixa de ser uma mera troca de tempo por salário. Tem de ser encarado numa ótica de entrega de valor e de resultados. Work smarter not harder, ouve-se pelo mundo da gestão e pelas revistas da especialidade!
O smart worker sabe delegar e acredita na coordenação e na gestão (planeamento proativo); utiliza o seu contexto para a melhoria do trabalho. Foca-se nas habilidades mentais. Trabalha melhor para produzir mais, preferencialmente em menos tempo. É tempo de perceber que o multitasking é uma ilusão. Falemos antes em switchtasking e nos custos que isso implica, da gestão de atividades inacabadas e de constantes interrupções.
É preciso disciplinar o ser humano e combater a procrastinação. A tecnologia cria mais disponibilidade mas, simultaneamente, mais distrações. É preciso criar bons hábitos profissionais (e pessoais): fazer uma boa gestão da agenda e do calendário; ter uma lista de to do’s e outra de not to do’s; ter uma estratégia de leitura de emails (com hora marcada e tempo limitado), desligar as notificações e os sons das redes sociais. E saber dizer “não”! Distinguindo o que é importante do que é urgente – dedicando 80% do tempo a tarefas importantes, geradoras de valor (produtivas).
Rumo à produtividade é necessário ter espírito crítico para conciliar tempo, foco e energia. Assim se combate a infobesidade, com uma receita equilibrada de organização pessoal.
